Déroulement de la formation

Formation interne/externe

Formation externe

Définition :
La formation est dite « externe » lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire de formation extérieur pour assurer la conception, la réalisation et l’organisation de l’action. La vérification du numéro de déclaration d’activité, la rédaction d’un cahier des charges et la signature d’une convention de formation sont des préalables nécessaires à la mise en œuvre de la formation externe.

Qui met en œuvre la formation ?

Dans le cadre de la formation externe, un prestataire de formation prend en charge :

  • la conception pédagogique de l’action
  • son organisation matérielle
  • l’animation
  • le suivi et l’évaluation de l’action.

Comment la formation externe peut-elle être organisée ?

  • En inter : La formation est réalisée par un organisme de formation qui en fixe le programme, les objectifs, les modalités et le prix par stagiaire. L’entreprise peut y inscrire un ou plusieurs salariés qui participent à la formation avec d'autres stagiaires, salariés d'autres entreprises.
     
  • En intra : Dans une formation intra, nous retrouvons les salariés d’une même entreprise pour suivre la même formation*. Les formations intra regroupent, de manière générale, entre 4 et 12 personnes (et parfois plus).
*Prestataire de formation externe (avec Numéro d'e déclaration d'activité et Datadock)

Quelles sont les conditions à respecter lors de la mise en place d’une formation externe ?

  • Choix d’un organisme de formation déclaré et de qualité

Une action réalisée par un organisme de formation externe n’est éligible, c’est-à-dire finançable sur les fonds de la formation professionnelle, qu’à condition que celui-ci soit enregistré en préfecture et dispose d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).
Lorsqu’un à l’intérieur d’un groupe, l’une des sociétés forme les salariés des autres entreprises, elle doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité et conclure des conventions de formation.

  • La sélection d’une prestation de formation

Afin de s’assurer que la formation répond aux attentes de l’entreprise, il est recommandé de rédiger un cahier des charges et de l’adresser à plusieurs prestataires.
Le cahier des charges permet à l’entreprise de formaliser ses attentes en terme d’objectifs, de publics, de contenu, de date, de méthodes pédagogiques…

Le cahier des charges peut, notamment, contenir les informations suivantes :

  • La description du contexte dans lequel s’inscrit le besoin en formation
  • La présentation des objectifs pédagogiques visés par l’action (les compétences à acquérir)
  • Le public visé
  • Les modalités d’organisation voulues (formation inter-entreprises ou intra, durée, période de déroulement, outils pédagogiques souhaités,…)
  • Les modalités d’évaluation et de validation envisagées
  • Le budget prévisionnel alloué pour l’action
  • La signature d’une convention de formation

La convention de formation est conclue entre l’entreprise et le prestataire de formation. Elle porte sur les modalités d’organisation et de réalisation de la formation. Ce document doit obligatoirement comporter les mentions suivantes notamment en cas de financement par l’opérateur de compétences :

  • l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action
  • les moyens prévus
  • la durée et la période de réalisation
  • les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action
  • le prix de l’action et les modalités de règlement.
Un bon de commande ou un devis approuvé peut tenir lieu de convention pour les actions « standard » identifiées sur catalogue, s’il y a urgence ou répétitivité ou encore pour des actions courtes ou ponctuelles, à condition qu’il contienne les éléments listés ci-dessus (ou une de ses annexes). Néanmoins, la convention de formation reste la modalité habituelle et doit être privilégiée.

Quels frais sont pris en charge ?

Les frais pédagogiques

  • Les coûts pédagogiques externes : frais d’intervention des prestataires externes de formation (y compris, éventuellement, la préparation).

Les frais divers

  • Les frais de transport et d'hébergement des formateurs externes en respectant les barèmes définis par L’OPCO Santé.
  • La location de la salle et le coût des fournitures exclusivement destinées à la formation (si la production n'est pas commercialisée).

Les frais des salariés en formation

Selon les plafonds définis par le CA de l’OPCO Santé :

  • Les salaires et charges des stagiaires
  • Les repas des stagiaires
  • Les frais d'hébergement et de transport des stagiaires lorsqu'il y en a en respectant les barèmes définis par le CA de l’OPCO Santé.

Formation interne

Définition :
Dans une formation intra, nous retrouvons les salariés d’une même entreprise pour suivre la même formation*. Les formations intra regroupent, de manière générale, entre 4 et 12 personnes (et parfois plus).

*Prestataire de formation externe (avec Numéro de déclaration d'activité et datadock).

Qui met en œuvre la formation ?

Dans la cadre d’une formation interne, c’est l’entreprise qui est maître d’œuvre de la formation. Il détermine les besoins, les compétences les savoir-faire qu’il veut transmettre à ses salariés.

A partir du cahier des charges, le formateur va définir un programme, avec des séquences, chacune ayant un objectif, des modalités pratiques et des supports pédagogiques. Il s’agit du déroulé pédagogique de la formation. Il sert au formateur à construire son action, à prévoir les modalités d’évaluations et de suivi du déroulement de l’action.

Quelles sont les moyens mis en œuvre ?

Il s’agit des moyens matériels et pédagogiques propres à l’entreprise : locaux, équipements, supports pédagogiques…

Qui est le formateur ?

Le formateur est choisi parmi les salariés de l’entreprise. Il doit disposer des compétences professionnelles et pédagogiques nécessaires pour atteindre l’objectif de formation visé.

La formation peut être une activité occasionnelle ou permanente du salarié formateur.

Le programme de formation doit préciser qui sont les formateurs et indiquer de quelles expériences, qualifications et formations ils disposent en rapport avec le domaine de formation concerné.

Afin de permettre au salarié d’acquérir les techniques et méthodes nécessaires pour concevoir le programme, préparer, animer et évaluer les actions de formation, le salarié peut participer à une formation de formateur.

Dans le cadre de la formation interne, l’entreprise peut faire appel à un formateur extérieur pour réaliser des prestations ponctuelles de formation, sous réserve de conserver la maîtrise d’œuvre de la formation.

L’entreprise peut ainsi recourir à :

  • un contrat de prestation de service
  • un contrat à durée déterminée, pour la durée de l’intervention.

Quels frais sont pris en charge ?

Les frais pédagogiques

  • Les salaires et charges des formateurs internes salariés de l'établissement pendant le temps de formation effective.
  • Les salaires et charges des personnes recrutées comme formateurs en COD pour une prestation ponctuelle.
  • Les salaires et charges du salarié formateur mis à disposition par un autre établissement.

Les frais divers

  • Les frais de transport et d'hébergement des formateurs externes en respectant les barèmes définis par L’OPCO Santé.
  • La location de la salle et le coût des fournitures exclusivement destinées à la formation (si la production n'est pas commercialisée).

Les frais des salariés en formation

Selon les plafonds définis par le CA de l’OPCO Santé :

  • Les salaires et charges des stagiaires,
  • Les repas des stagiaires,
  • Les frais d'hébergement et de transport des stagiaires lorsqu'il y en a en respectant les barèmes définis par le CA de l’OPCO Santé, uniquement si la formation ne se déroule pas sur le lieu habituel de travail.

Eléments qui permettent de qualifier une formation

Formation Interne Formation Externe

Absence de numéro de déclaration d'activité, et de référencement Datadock
 
L’organisme de formation dispose d’un numéro de déclaration d'activité et est inscrit au Datadock

L’activité de formation est marginale et ne correspond pas à une activité autonome
 
L’organisme de formation dispose d’une autonomie importante en termes d’activité, de développement, de gestion et de pouvoir de direction

L’organisme de formation ne dispose pas d’un suivi comptable distinct.

L’organisme de formation peut appliquer une convention collective nationale différente de la société mère

L'organisme de formation ne forme que ses salariés.

L’organisme de formation dispose d’un suivi comptable propre.
 
L’organisme de formation dispose d’un même Siren/Siret que l’établissement dont dépendent des salariés d’une session mixte sans que cela fasse obstacle à la qualification de formation externe.